OFICIO 220-268967 DEL 30 DE NOVIEMBRE DE 2017 DE SUPERINTENDECIA DE SOCIEDADES.

La Super Sociedades reitera en este oficio, que todos los mensajes de datos, entre ellos los correos electrónicos, que tengan relación con los libros y papeles del comerciante, (los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones, correspondencia comercial, etc.), deben ser conservados por un período de diez (10) años, conforme los mandatos imperativos previstos en los artículos 48 a 60 del Código de Comercio, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, 28 de la Ley 962 de 2005 y 12 de la Ley 527 de 1999, salvo lo anotado para las empresas en liquidación.

Es decir, esta labor de conservación de los correos electrónicos tal y como se dijo anteriormente, no es un capricho ni mandato que esta Superintendencia haya adoptado en razón de su potestad reglamentaria sino que nace del querer del propio del Legislador a través de la Ley, cuyo propósito esencial en dicha tarea no es otro que el lograr también la integridad, inalterabilidad y seguridad de la información para los interesados en la misma, como la garantía de ubicarla y obtenerla apropiadamente por medios que garanticen su reproducción exacta y evitar así traumatismos innecesarios por su incuria en dicha labor.

Sin más discusión, que las disposiciones, como la jurisprudencia y la doctrina invocada, es dable reiterar que en efecto, para la labor de conservación de los correos electrónicos donde consten los libros y papeles de comerciante, a la luz de la premisa consagrada en la Ley supersociedades527 de 1999, aplica el término establecido en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, es decir, 10 años.

Superintendencia de Sociedades, Oficio No. 220—252836 (28 de diciembre de 2016). Los correos electrónicos deben conservarse por 10 años. 
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