El artículo 189 el Código de Comercio, prescribió lo siguiente: “Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.” (Negrilla fuera de texto).

 Adicionalmente y de suma importancia, la previsión legal contenida en el artículo 132 del Decreto 2649 de 1993, el cual estableció el procedimiento respecto de la corrección de errores en las actas, así: “Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pié de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección. La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.”
De suyo también el numeral 3 del artículo 57 del Código de Comercio establece que los errores u omisiones en libros de comercio deben salvarse con un nuevo asiento en la fecha en que ellos se advierten. (Negrilla fuera de texto).
No sobra indicar, que los hechos irregulares en la contabilidad darán lugar a sanciones de tipo pecuniario, como de tipo probatorio en el sentido de restarle existencia o insuficiencia en la misma y de carencia de eficacia probatoria a los estados financieros.
Por su parte, el representante legal como responsable de la información financiera y contable deberá establecer los mecanismo idóneos para la conservación de los libros, para lo cual en caso de pérdida o destrucción de los libros, deberá proceder conforme lo prescribe el artículo 135 de Decreto 2649 de 1993, así: “El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso. Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes. Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros. Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.” (negrilla fuera de texto). Sobre el particular esta Superintendencia por oficio 220-75989 de diciembre de 2 de 1998, acerca de la pérdida o reconstrucción del libro de actas, señalo:
(…)
“Previo el denuncio correspondiente por pérdida, extravío o destrucción de los libros, el comerciante debe proceder a solicitar la inscripción en la cámara de comercio respectiva de los nuevos libros, acreditando el cumplimiento de los requisitos para el efecto exijan tales organismos. Los registros, por mandato de la Ley, deben reconstruirse dentro de los seis meses siguientes a la ocurrencia del hecho, utilizando como base las copias de las actas que reposen en la compañía o en poder de terceros vr. gr. superintendencia, juzgados, notarias, cámaras de comercio, entre otras. En caso de imposibilidad para la
reconstrucción de la totalidad de las mismas, el representante legal, el contador público o el revisor fiscal, si lo hubiere, dejarán constancia de tal hecho en el libro correspondiente.”