Oficio 220-121540 Del 03 de Septiembre de 2013

escrito radicado con el número 2012-01-279772, mediante el cual consulta lo siguiente: “Compramos un paquete que contiene un medio de guardar todo archivo en forma virtual la nube.

Cuando nos llega por ejemplo un documento de la Dian, lo escaneamos y lo enviamos a la nube, cuando se necesite la imprimimos esto ocasiona que no tenga un archivo físico y no se utilice tanto papel…. esto es correcto, lo podemos hacer y cuando se necesite como medio de pruebe ante cualquier ente es completamente legal ???? ¿Qué documentos legalmente deben seguirse llevando físicamente?.

Al respecto, me permito manifestarle que el artículo 56 del Código de Comercio fue modificado por el artículo 173 del Decreto 019 de 2012, que dispuso lo siguiente:
“Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno.

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Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el gobierno Nacional”
Acorde con lo expresado, el Gobierno Nacional expidió el Decreto número 08056 del 24 de abril de 2013, mediante el cual reglamentó el artículo 173 del mencionado decreto, en desarrollo del cual, esta Superintendencia expidió la Circular D-100-0001 del 12 de marzo de 2012, algunos de cuyos apartes, a continuación se transcriben y que podrá consultar en la página web en la siguiente dirección: www.supersociedades.gov.co.