OFICIO 220-252836 DEL 28 DE DICIEMBRE DE 2016

REF: RADICACIÓN 2016-01-551950 16/11/2016

“Por medio de la presente solicito se me resuelva la siguientes pregunta relacionada con los oficios 220-187987 del 28 de septiembre de 2016 y Oficio 220-12958 del 08 de marzo de 2007.

 1 ¿Cuál es la finalidad que tiene esta Superintendencia al exigirle al comerciante conservar los correos electrónicos de una sociedad por 10 años? Encuentro pertinente que la Superintendencia informe la finalidad, pues de acreedor a esto la sociedad sabrá cuales correos se deben guardar, ya que decir que se deben guardar todos los correos relacionados con el desarrollo de su objeto social así como de sus aspectos administrativos, es un espectro muy amplio pues podrían perfectamente ser todos los correos de la compañía y eso tiene un costo administrativo muy amplio.”

Los libros y papeles del comerciante deben ser conservados en adelante por
un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento,
documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del
comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o
electrónico que garantice su reproducción exacta”.

Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que
legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información

Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas
especiales.”