OFICIO 220-268967 DEL 30 DE NOVIEMBRE DE 2017

De manera puntual consulta si como indican los oficios citados, las empresas privadas que no cumplen funciones públicas, están obligadas a conservar los correos electrónicos relacionado con su objeto social por 10 años.

 Sobre el particular se debe señalar que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, esta Superintendencia con fundamento en los Artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, mas no en relación con una sociedad o situación en particular, razón por la cual sus respuestas en esta instancia no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad.

La norma demandada consagra lo siguiente:
“Artículo 28.- Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por
un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento,
documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del
comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o
electrónico que garantice su reproducción exacta. Igual término aplicará en
relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren
obligadas a conservar esta información. Lo anterior sin perjuicio de los términos
menores consagrados en normas especiales.”

Corte Constitucional. Sentencia C – 832 de 11 de octubre de 2006. M.P. Doctor Jaime Córdoba Triviño.

Superintendencia de Sociedades, Oficio No. 220—252836