OFICIO 220-190172 DEL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2016

plantea una serie de inquietudes, a propósito de la situación de una sociedad que contrata el servicio de direcciones de correo electrónicas corporativas a través de los servidores de una empresa en cuyo caso no puede generar un back up de la información de estas cuentas de correo electrónico debido a que la sociedad no tiene control sobre dicha información, ni sobre los correos electrónicos que sus empleados – usuarios de correo electrónico, decidan eliminar.

 1 ¿Hay incumplimiento de la obligación establecida en el artículo 54 del Código de Comercio?

2. ¿De qué manera se podría dar cumplimiento a la obligación establecida en el artículo 54 del código de comercio?

3. ¿cumple o no cumple con la obligación del artículo 54 del código de comercio, el modelo de negocios del supuesto anterior, bajo el entendido que tecnológicamente resultaría imposible conservar todos los correos electrónicos de la empresa?”

conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento,
documento, o comprobante, pudiéndose utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su
conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su
reproducción exacta.

Al respecto, se debe aclarar que en caso de que se utilice un medio electrónico para la conservación
de tales documentos, el mismo deberá reunir los requisitos establecidos en el artículo 12 de la Ley
527 de 1999 y en dicho caso, no será necesaria la conservación física (en papel) de los libros y
papeles del comerciante. En este evento, una vez se garantice la reproducción exacta de los libros y
papeles, a través del citado medio electrónico, el comerciante está en posibilidad de destruir
directamente dichos documentos, encontrándose obligado, únicamente, a conservarlos por un
período de diez (10) años en el medio electrónico en el que se hubieren reproducido.